How to gain control of your free time – Laura Vanderkam

When people find out I write about time management, they assume two things. One is that I’m always on time, and I’m not. I have four small children, and I would like to blame them for my occasional tardiness, but sometimes it’s just not their fault. I was once late to my own speech on time management.

We all had to just take a moment together and savor that irony.

The second thing they assume is that I have lots of tips and tricks for saving bits of time here and there. Sometimes I’ll hear from magazines that are doing a story along these lines, generally on how to help their readers find an extra hour in the day. And the idea is that we’ll shave bits of time off everyday activities, add it up, and we’ll have time for the good stuff. I question the entire premise of this piece, but I’m always interested in hearing what they’ve come up with before they call me. Some of my favorites: doing errands where you only have to make right-hand turns —

Being extremely judicious in microwave usage: it says three to three-and-a-half minutes on the package, we’re totally getting in on the bottom side of that. And my personal favorite, which makes sense on some level, is to DVR your favorite shows so you can fast-forward through the commercials.That way, you save eight minutes every half hour, so in the course of two hours of watching TV, you find 32 minutes to exercise.

Which is true. You know another way to find 32 minutes to exercise? Don’t watch two hours of TV a day, right?

Anyway, the idea is we’ll save bits of time here and there, add it up, we will finally get to everything we want to do. But after studying how successful people spend their time and looking at their schedules hour by hour, I think this idea has it completely backward. We don’t build the lives we want by saving time. We build the lives we want, and then time saves itself.

Here’s what I mean. I recently did a time diary project looking at 1,001 days in the lives of extremely busy women. They had demanding jobs, sometimes their own businesses, kids to care for, maybe parents to care for, community commitments — busy, busy people. I had them keep track of their time for a week so I could add up how much they worked and slept, and I interviewed them about their strategies, for my book.

One of the women whose time log I studied goes out on a Wednesday night for something. She comes home to find that her water heater has broken, and there is now water all over her basement. If you’ve ever had anything like this happen to you, you know it is a hugely damaging, frightening, sopping mess. So she’s dealing with the immediate aftermath that night, next day she’s got plumbers coming in, day after that, professional cleaning crew dealing with the ruined carpet. All this is being recorded on her time log. Winds up taking seven hours of her week. Seven hours. That’s like finding an extra hour in the day.

But I’m sure if you had asked her at the start of the week, “Could you find seven hours to train for a triathlon?” “Could you find seven hours to mentor seven worthy people?” I’m sure she would’ve said what most of us would’ve said, which is, “No — can’t you see how busy I am?” Yet when she had to find seven hours because there is water all over her basement, she found seven hours. And what this shows us is that time is highly elastic. We cannot make more time, but time will stretch to accommodate what we choose to put into it.

And so the key to time management is treating our priorities as the equivalent of that broken water heater. To get at this, I like to use language from one of the busiest people I ever interviewed. By busy, I mean she was running a small business with 12 people on the payroll, she had six children in her spare time. I was getting in touch with her to set up an interview on how she “had it all” — that phrase. I remember it was a Thursday morning, and she was not available to speak with me. Of course, right?

But the reason she was unavailable to speak with me is that she was out for a hike, because it was a beautiful spring morning, and she wanted to go for a hike. So of course this makes me even more intrigued, and when I finally do catch up with her, she explains it like this. She says, “Listen Laura, everything I do, every minute I spend, is my choice.” And rather than say, “I don’t have time to do x, y or z,” she’d say, “I don’t do x, y or z because it’s not a priority.” “I don’t have time,” often means “It’s not a priority.” If you think about it, that’s really more accurate language. I could tell you I don’t have time to dust my blinds, but that’s not true. If you offered to pay me $100,000 to dust my blinds, I would get to it pretty quickly.

Since that is not going to happen, I can acknowledge this is not a matter of lacking time; it’s that I don’t want to do it. Using this language reminds us that time is a choice. And granted, there may be horrible consequences for making different choices, I will give you that. But we are smart people, and certainly over the long run, we have the power to fill our lives with the things that deserve to be there.

So how do we do that? How do we treat our priorities as the equivalent of that broken water heater?

Well, first we need to figure out what they are. I want to give you two strategies for thinking about this.The first, on the professional side: I’m sure many people coming up to the end of the year are giving or getting annual performance reviews. You look back over your successes over the year, your “opportunities for growth.” And this serves its purpose, but I find it’s more effective to do this looking forward. So I want you to pretend it’s the end of next year. You’re giving yourself a performance review, and it has been an absolutely amazing year for you professionally. What three to five things did you do that made it so amazing? So you can write next year’s performance review now.

And you can do this for your personal life, too. I’m sure many of you, like me, come December, get cards that contain these folded up sheets of colored paper, on which is written what is known as the family holiday letter.

Bit of a wretched genre of literature, really, going on about how amazing everyone in the household is,or even more scintillating, how busy everyone in the household is. But these letters serve a purpose,which is that they tell your friends and family what you did in your personal life that mattered to you over the year. So this year’s kind of done, but I want you to pretend it’s the end of next year, and it has been an absolutely amazing year for you and the people you care about. What three to five things did you do that made it so amazing? So you can write next year’s family holiday letter now. Don’t send it.

Please, don’t send it. But you can write it. And now, between the performance review and the family holiday letter, we have a list of six to ten goals we can work on in the next year.

And now we need to break these down into doable steps. So maybe you want to write a family history. First, you can read some other family histories, get a sense for the style. Then maybe think about the questions you want to ask your relatives, set up appointments to interview them. Or maybe you want to run a 5K. So you need to find a race and sign up, figure out a training plan, and dig those shoes out of the back of the closet. And then — this is key — we treat our priorities as the equivalent of that broken water heater, by putting them into our schedules first. We do this by thinking through our weeks before we are in them.

I find a really good time to do this is Friday afternoons. Friday afternoon is what an economist might call a “low opportunity cost” time. Most of us are not sitting there on Friday afternoons saying, “I am excited to make progress toward my personal and professional priorities right now.”

But we are willing to think about what those should be. So take a little bit of time Friday afternoon,make yourself a three-category priority list: career, relationships, self. Making a three-category list reminds us that there should be something in all three categories. Career, we think about;relationships, self — not so much. But anyway, just a short list, two to three items in each. Then look out over the whole of the next week, and see where you can plan them in.

Where you plan them in is up to you. I know this is going to be more complicated for some people than others. I mean, some people’s lives are just harder than others. It is not going to be easy to find time to take that poetry class if you are caring for multiple children on your own. I get that. And I don’t want to minimize anyone’s struggle. But I do think that the numbers I am about to tell you are empowering.

There are 168 hours in a week. Twenty-four times seven is 168 hours. That is a lot of time. If you are working a full-time job, so 40 hours a week, sleeping eight hours a night, so 56 hours a week — that leaves 72 hours for other things. That is a lot of time. You say you’re working 50 hours a week, maybe a main job and a side hustle. Well, that leaves 62 hours for other things. You say you’re working 60 hours. Well, that leaves 52 hours for other things. You say you’re working more than 60 hours. Well, are you sure?

There was once a study comparing people’s estimated work weeks with time diaries. They found that people claiming 75-plus-hour work weeks were off by about 25 hours.

You can guess in which direction, right? Anyway, in 168 hours a week, I think we can find time for what matters to you. If you want to spend more time with your kids, you want to study more for a test you’re taking, you want to exercise for three hours and volunteer for two, you can. And that’s even if you’re working way more than full-time hours.

So we have plenty of time, which is great, because guess what? We don’t even need that much time to do amazing things. But when most of us have bits of time, what do we do? Pull out the phone, right? Start deleting emails. Otherwise, we’re puttering around the house or watching TV.

But small moments can have great power. You can use your bits of time for bits of joy. Maybe it’s choosing to read something wonderful on the bus on the way to work. I know when I had a job that required two bus rides and a subway ride every morning, I used to go to the library on weekends to get stuff to read. It made the whole experience almost, almost, enjoyable. Breaks at work can be used for meditating or praying. If family dinner is out because of your crazy work schedule, maybe family breakfast could be a good substitute.

It’s about looking at the whole of one’s time and seeing where the good stuff can go. I truly believe this. There is time. Even if we are busy, we have time for what matters. And when we focus on what matters, we can build the lives we want in the time we’ve got.

Texto em Português:

Quando as pessoas descobrem que escrevo sobre gerenciamento do tempo, elas supõem duas coisas. Uma: que sou sempre pontual, e eu não sou. Tenho quatro crianças pequenas, e gostaria de culpá-las por meus eventuais atrasos, mas às vezes não é culpa delas. Já me atrasei para minha própria palestra sobre gerenciamento de tempo. (Risos) Tivemos que tirar um momento para saborear a ironia.

A segunda coisa que supõem é que tenho muitas dicas e truques para economizar pequenas porções de tempo aqui e ali. Às vezes fico sabendo de revistas escrevendo sobre isso,geralmente sobre como ajudar os leitores a encontrar uma hora adicional no dia. E a ideia é economizar pequenas porções de tempo das atividades diárias, somar todas elas, e ter tempo para as coisas boas. Eu questiono essa premissa, mas sempre me interesso em saber o que inventaram antes de me ligar. Os melhores: organize seu roteiro de forma a fazer só conversões à direita. Seja extremamente sensato no uso do micro-ondas: na embalagem diz de 3 a 3,5 minutos, use o mínimo tempo possível. E o meu favorito, que de certa forma faz sentido: grave seus programas favoritos para pode pular os comerciais. Assim você economiza oito minutos a cada meia hora, e depois de duas horas assistindo TV, você economizou 32 minutos para fazer exercícios. O que é verdade. Sabem outra forma de ter 32 minutos para fazer exercícios? Não assistir a duas horas de TV por dia, certo?

Bem, a ideia é economizar uma pequena porção de tempo aqui e ali, somá-las, e por fim ter tempo para tudo que queremos fazer. Mas depois de estudar como pessoas de sucesso gastam seu tempo e analisar suas agendas hora a hora, acho que essa ideia está completamente ultrapassada. Não construímos a vida que queremos economizando tempo.Construímos a vida que queremos, e o tempo se economiza por si só. O que quero dizer é: recentemente fiz um projeto de registro de tempo, examinando 1.001 dias na vida de mulheres extremamente ocupadas. Elas tinham empregos exigentes, às vezes, negócio próprio, crianças para cuidar, talvez pais para cuidar, compromissos da comunidade, pessoas muito, muito ocupadas. Elas registraram suas atividades por uma semana, então totalizei o tempo que trabalharam e dormiram, e entrevistei-as sobre suas estratégias, para meu livro. Uma das mulheres cujo registro estudei saiu numa quarta à noite para um compromisso. Ao voltar pra casa, descobriu que o aquecedor de água tinha estragado, e havia água por todo o porão. Se algo parecido com isso já aconteceu com você,sabe que é um estrago enorme, é assustador, uma imundície.

Então aquela noite ela lidou com as consequências imediatas, no dia seguinte recebeu o encanador, e no outro dia a equipe de limpeza para lavar o tapete estragado. Tudo isso foi registrado em seu diário. Isso ocupou sete horas da semana dela. Sete horas. Isso é como conseguir uma hora adicional por dia. Mas tenho certeza que se eu tivesse perguntado a ela no início da semana: “Você tem sete horas para treinar para um triatlo?”, “Você tem sete horas para orientar sete pessoas merecedoras?”, tenho certeza de que teria respondido da mesma forma que a maioria: “Não. Você não vê como sou ocupada?” Mas quando ela precisou encontrar sete horas, porque havia água por todo seu porão, ela conseguiu. E o que isso nos mostra é que o tempo é muito elástico. Nós não podemos ter mais tempo, mas o tempo vai acomodar o que escolhermos encaixar nele. Então a chave para gerenciar o tempo é tratar nossas prioridades como se fossem um aquecedor de água estragado. Para atingir isso, gosto de usar a expressão de uma das pessoas mais ocupadas que já entrevistei.

Ela tinha um pequeno negócio próprio, com 12 pessoas na folha de pagamento, seis crianças em seu tempo livre. Eu ia entrar em contato com ela para marcar uma entrevista sobre como ela “dava conta de tudo”. Eu me lembro que era quinta de manhã, e ela não estava disponível para falar comigo. É claro, né? Mas ela não estava disponível porque estava fazendo uma caminhada, porque era uma linda manhã de primavera, e ela quis sair para caminhar. É claro que isso me deixou ainda mais intrigada, e quando finalmente nos encontramos, ela me explicou o seguinte: “Olha, Laura, tudo que faço, cada minuto que gasto, é minha escolha”. E em vez de dizer: “Eu não tenho tempo pra fazer x, y ou z”, ela dizia: “Eu não faço x, y ou z porque não são uma prioridade”. “Eu não tenho tempo”, normalmente significa: “Não é uma prioridade”. Se pensarem nisso, essa realmente é a expressão mais precisa. Posso dizer que não tenho tempo de limpar minhas persianas, mas não é verdade. Se me oferecessem US$ 100 para limpá-las, eu limparia rapidinho. Como isso não vai acontecer, posso admitir que o problema não é falta de tempo é que eu não quero fazer isso.

Usar essa expressão nos lembra que o tempo é uma escolha. E assumo, escolhas diferentes podem ter consequências horríveis, concordo com vocês. Mas somos pessoas inteligentes, e certamente, a longo prazo, temos o poder de encher nossa vida com as coisas que merecem estar nela. Então como fazer isso? Como tratar nossas prioridades como se fossem um aquecedor de água estragado? Primeiro precisamos identificar quais são elas. Quero dar duas estratégias para pensarem sobre isso. A primeira, no lado profissional:tenho certeza que com a chegada do final do ano muitos avaliam seu desempenho ou são avaliados.Você observa os sucessos que teve no ano, suas “oportunidades de crescimento”. E isso serve a um propósito, mas acho mais efetivo fazer isso olhando à frente. Então quero que você finja que é o final do próximo ano. Está fazendo a avaliação de seu desempenho, e foi um ano absolutamente incrível para você, profissionalmente. Quais três a cinco coisas você fez que tornaram o ano tão incrível?Então agora você pode escrever a avaliação do próximo ano. E pode fazer isso também para sua vida pessoal. Tenho certeza que muitos de vocês, como eu, quando chega dezembro, recebem cartas com aquelas folhas de papel colorido, as cartas familiares de final de ano.

Um gênero de literatura deplorável, realmente, falando sobre como cada membro da família é incrível, ou, ainda mais brilhante, como cada membro da família é ocupado. Mas essas cartas têm um propósito: dizer a seus amigos e familiares o que você fez em sua vida pessoal que fez diferença para você ao longo do ano. Este ano praticamente acabou, mas quero que finjam que estamos no final do ano que vem,e foi um ano absolutamente incrível para vocês e para aqueles com quem vocês se importam. Quais são as três a cinco coisas que fizeram para torná-lo tão incrível? Então podem escrever a próxima carta familiar de final de ano agora. Não as enviem. Por favor, não as enviem. Mas podem escrevê-la. E agora, entre a avaliação de desempenho e essa carta para a família, temos uma lista de seis a dez metas em que podemos trabalhar no ano que vem. Agora temos que dividi-las em etapas executáveis. Talvez queiram escrever a história da família. Primeiro, podem ler outras histórias de família, ter uma noção do estilo. Depois podem pensar nas perguntas que querem fazer aos parentes, marcar encontros para entrevistá-los. Ou talvez queiram correr 5 km. Então devem se inscrever em uma corrida, elaborar um treino e pegar o par de tênis no fundo do armário. E então, esta é a chave, tratar nossas prioridades como se fossem aquele aquecedor de água estragado,colocando-as no topo da nossa agenda. Para isso devemos pensar nossas semanas antes de seu início.

Descobri que um bom momento pra fazer isso é nas sextas de tarde: é quando um economista chamaria de tempo com “baixo custo de oportunidade”. A maioria de nós não senta na sexta de tarde e diz: “Estou animado para fazer progressos em direção às minhas prioridades pessoais e profissionais bem agora”.  Mas queremos imaginar como isso seria. Então tirem um tempinho numa sexta à tarde e façam uma lista de prioridades com três categorias: carreira, relacionamentos e você mesmo. Fazer uma lista em três categorias nos lembra que deve haver algo em cada uma das categorias. Na carreira nós pensamos; em relacionamentos e em nós mesmos nem tanto. De qualquer forma, só uma lista pequena, com dois ou três itens em cada. Então olhem a próxima semana como um todo, e vejam como conseguem planejá-los na semana. A forma como vão organizá-los é com vocês. Sei que isso será mais complicado para algumas pessoas que para outras. A vida de algumas pessoas é mais difícil que a de outras. Não vai ser fácil conseguir tempo para aquela aula de poesia, se você cuida sozinha de várias crianças. Eu sei disso.

E não quero minimizar a batalha de ninguém. Mas acho que os números que darei a vocês são encorajadores.Uma semana tem 168 horas. Vinte e quatro vezes sete são 168 horas. Isso é muito tempo. Se você trabalha em turno integral, são 40 horas na semana, dorme 8 horas por dia, são 56 horas por semana, isso deixa 72 horas para outras coisas. Isso é muito tempo. Você diz que trabalha 50 horas por semana, talvez um emprego fixo e outro negócio. Bem, isso deixa 62 horas para outras coisas.Você diz que trabalha 60 horas. Bem, isso deixa 52 horas para outras coisas. Você diz que trabalha mais de 60 horas. Tem certeza?

Um estudo comparando a jornada semanal estimada com registros de tempo mostrou que pessoas que alegavam trabalhar mais de 75 horas por semana estavam erradas em umas 25 horas. Imaginam em que sentido, não? De qualquer forma, em 168 horas por semana, podemos encontrar tempo para aquilo que nos importa. Se você quer passar mais tempo com os filhos, ou estudar mais para um teste que vai fazer, ou fazer três horas de exercício e duas de voluntariado, você pode. E isso mesmo que você trabalhe mais do que tempo integral. Então temos muito tempo, o que é ótimo, adivinhem por quê? Nós nem precisamos tanto tempo assim pra fazer coisas incríveis. Mas quando a maioria de nós tem um tempinho, o que fazemos? Pegamos o telefone, certo? Começamos a apagar e-mails. Ou ficamos zanzando pela casa ou assistindo TV. Mas pequenos momentos podem ter muito poder. Você pode usar suas pequenas porções de tempo para pequenas porções de alegria. Talvez escolhendo ler algo maravilhoso no ônibus, a caminho do trabalho. Quando eu tinha um trabalho que exigia dois ônibus e um metrô todas as manhãs, eu costumava ir na biblioteca aos finais de semana pegar coisas pra ler. Isso tornava a experiência toda quase agradável. Pausas no trabalho podem ser usadas para meditar ou rezar. Se não dá pra jantar em família devido à sua agenda de trabalho maluca, talvez um café da manhã em família possa ser um bom substituto. É uma questão de enxergar o tempo como um todo e ver onde as coisas boas podem se encaixar. Eu realmente acredito nisso. Existe tempo. Mesmo que sejamos ocupados, nós temos tempo para o que importa. E quando focamos o que importa, podemos construir as vidas que queremos no tempo que temos.

Obrigada.